Ключевой задачей подразделения снабжения является своевременное обеспечение производства материалами и комплектующими в условиях больших объемов исходной информации и ограничений свободных финансовых средств. В связи с этим, оптимизация процессов снабжения мебельного производства позволяют не только обеспечить выполнение заказов «точно в срок», но и эффективно использовать денежные ресурсы предприятия.
На практике типовая организация бизнес – процессов снабжения включает в себя сбор исходных данных в виде заявок на снабжение на основании заказов и расчетов потребностей для выполнения производственных планов. Исходные данные группируются по номенклатурному составу и количеству и, далее осуществляется подбор поставщиков. Как правило, подбор поставщиков осуществляется исходя из практического опыта сотрудников снабжения и информации о наличии и сроках доставки заказываемых позиций у поставщика. Немаловажными факторами для принятия грамотного решения о закупке являются такие данные как контрольная дата поставки (дата, к которой заказанные позиции уже должны поступить производство), срок оплаты (допустимая отсрочка платежа поставщику), минимальная партия и единицы измерения поставщика. Особого внимания заслуживает фактор под названием — контрольная дата поставки заказа. Как правило, часть позиций необходимо заказывать в ближайшие дни для выполнения заказов в производстве, а часть можно заказывать позднее, к дате отгрузки заказа (пример – встраиваемая техника, аксессуары).
Вышеназванные факторы и особенности достаточно сильно влияют не только на своевременность поставок заказанных позиций, но и на объем финансовых средств, который необходимо потратить на оплату поставщикам. Последнее обстоятельство наиболее актуально в условиях дефицита бюджета предприятия в различные периоды времени (экономический кризис, сезон снижения продаж, инвестиции в производство и т.д.).
Одним из подходов, обеспечивающих оптимизацию бизнес процессов снабжения с учетом ограничений и условий для принятия решений о закупках, является использование алгоритма, реализованного в системе автоматизации мебельного производства «ИТМ«. Логическая схема алгоритма представлена на схеме:
Логически структура алгоритма формализована следующим образом:
1 этап. На основании исходных данных (заявки по заказам, оценка потребностей производства) осуществляется расчет сводного количества позиций, подлежащих приобретению у поставщиков, а также осуществляется подбор поставщиков путем выбора из справочной базы данных. Параметры справочных данных – минимальная партия, срок поставки и цена поставщика. Кроме того, рассчитывается контрольная дата поставки исходя из сроков готовности заказов и сроков начала их выполнения в производстве. Результатом выполнения первого этапа является журнал заявок поставщикам по заказам.
2 этап. Осуществляем отбор заявок поставщикам по заказам в условиях выполнения контрольной даты поставки. Как правило, отбираются заявки с ближайшее датой начала выполнения заказов в производстве, чтобы к запуску выполнения заказав цехах успеть приобрести материалы и комплектующие. Также для заявок устанавливают приоритет. Данный атрибут необходим для отслеживания выполнения первоочередных и важных заказов. Отобранные заявки суммируем по ценам поставщиков и анализируем с фактическим наличием денежных средств. В зависимости от текущего размера или условий бюджета закупок либо изменяем условия отбора заявок, либо принимаем решение обработать эти заявки, зарезервировать свободные остатки на местах хранения и перейти к 3 этапу.
З этап. Формируем итоговые заявки поставщикам, без разделения по заказам. Сформированные заявки отправляются поставщикам на согласование, в ответ получаем и регистрируем счет от поставщика. В реальности, счет поставщика может содержать состав, количество и цены, отличающиеся от исходных данных в заявке. Снабженец принимает решение о дальнейшем прохождении счета от поставщика в финансовую службу или корректирует исходную заявку поставщику и повторяется процесс согласования полученного измененного счета.
По факту поступления товара от поставщика и на основании утвержденного счета от поставщика на складе оформляется приходная накладная. Информация о составе, количестве и ценах в заявке поставщику, счете от поставщика и приходной накладной позволяет осуществлять контроль товарного баланса поставщика и провести сличительный план-факт анализ расхождения.
Представленный механизм реализован в программном модуле «Снабжение и поставки«, входящего в состав системы автоматизации «ИТМ«. Применение его в повседневной практике службы снабжения позволяет не только обеспечить своевременность закупок для выполнения задач производства, но и значительно сократить издержки и нецелевой расход денежных средств, связанный с влиянием человеческого фактора и неопределенностью информации в процессе принятии решений сотрудников снабжения. Кроме того, использование правил оптимизации бизнес – процессов снабжения позволяется снизить уровень запасов неликвидных позиций и осуществлять приобретение товара у поставщиков именно в том объеме, который необходим для функционирования производства. Формирование оптимальных объемов закупок, по сути, является дополнительным средством экономии финансовых ресурсов предприятия. В отдельных практических случаях механизм может быть адаптирован исходя из требований к организации сотрудников отдела снабжения.
Лукьянюк Александр Сергеевич
Технический директор компании «Полисофт Консалтинг«
Материал возможно перепечатывать ТОЛЬКО с указанием прямой ссылки на данную страницу.